Privacybeleid

Dit beleid beschrijft hoe MINDFUEL, uitgever van de dienst Logopia (de « Dienst »), persoonsgegevens verwerkt, met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Belgische wet van 30 juli 2018.

Logopia treedt in twee hoedanigheden op:

• voor de gegevens van het account van de logopedist (identiteit, beroepsgegevens, gebruiks- en facturatiegegevens) treedt MINDFUEL op als verwerkingsverantwoordelijke ;
• voor de gegevens met betrekking tot de patiënten die door de logopedist in de Dienst worden ingevoerd (inclusief gezondheidsgegevens) is de logopedist de verwerkingsverantwoordelijke en treedt MINDFUEL op als verwerker, op haar instructies, overeenkomstig artikel 28 van de AVG.

MINDFUEL — eenmanszaak uitgebaat door de heer Harutyun Gevorgyan — Rue Léon Theodor 202, 1090 Jette, België — KBO 0782.542.946 — e-mail : info@logopia.be.

Elke vraag of verzoek met betrekking tot uw gegevens kan worden gericht aan info@logopia.be.

• Account en profiel van de logopedist : naam, voornaam, e-mail, wachtwoord (versleuteld bewaard), contactgegevens van de praktijk, RIZIV-nummer, ondernemingsnummer, gebruiksvoorkeuren.
• Gegevens met betrekking tot de patiënten (ingevoerd door de logopedist) : identiteit, geboortedatum, geslacht, rijksregisternummer (INSZ), contactgegevens, ziekenfonds, schoolloopbaan, klinische observaties, inhoud van de bilans, bijgevoegde documenten en ingesproken spraakopnames.
• Gebruiks- en technische gegevens : verbindingslogboeken, IP-adres, navigatiegegevens, cookies.
• Facturatiegegevens : abonnement en betaalgeschiedenis. De volledige bankkaartgegevens worden verwerkt door de betaaldienstaanbieder, en niet door MINDFUEL.

• De Dienst, het account en het abonnement leveren en beheren — grondslag : uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG).
• De patiëntgegevens verwerken om de documenten te genereren — voor rekening van de logopedist en op haar instructies (verwerking in onderaanneming) ; de rechtsgrond is die waarover de logopedist, de verwerkingsverantwoordelijke, beschikt (met name art. 9.2.h AVG — doeleinden van gezondheidszorg — in combinatie met het beroepsgeheim).
• De facturatie opstellen en de boekhoudkundige en fiscale verplichtingen naleven — wettelijke verplichting (art. 6.1.c).
• De veiligheid waarborgen, fraude voorkomen en de Dienst verbeteren — gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f).
• Marketingcommunicatie en publieksmeting — toestemming (art. 6.1.a), op elk moment herroepbaar.

Bij het genereren van de documenten wordt gebruikgemaakt van modellen voor kunstmatige intelligentie (zie sectie 7). Vóór elke verzending naar deze modellen worden de doorgestuurde inhouden gepseudonimiseerd : de AI-modellen ontvangen noch de naamgegevens van de patiënten, noch hun administratieve identificatiegegevens.

Concreet verwijdert of maskeert de pseudonimiseringsmodule, vóór elke verzending naar een AI-model van een derde :

• de voornamen en namenvan de patiënten (vervangen door een generiek pseudoniem) ;
• de rijksregisternummers(INSZ), evenals eventuele RIZIV- of KBO-nummers die in de notities zouden voorkomen ;
• de e-mails en telefoonnummersdie in de ingevoerde notities zouden voorkomen ;
• de precieze geboortedatum, die enkel in de vorm van een leeftijd in jaren wordt doorgegeven ;
• de naam van de voorschrijvende arts, die niet aan het AI-model wordt doorgegeven (enkel zijn specialisme wordt doorgegeven wanneer dit klinisch relevant is).

De administratieve identificatiegegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de officiële documenten (INSZ, ziekenfonds, adres) worden nooit aan de AI doorgegeven : ze worden bewaard in de Europese database en rechtstreeks in de geëxporteerde documenten (PDF, RIZIV-formulieren) ingevoegd door een deterministische code, zonder tussenkomst van een model van een derde.

De ingesproken spraakopnames worden getranscribeerd en daarna verwijderdzodra de transcriptie is uitgevoerd ; enkel de tekstuele transcriptie wordt bewaard.

Om de doeltreffendheid van deze pseudonimisering te waarborgen, registreert een auditlogboek de metagegevens (datum, model, grootte van de prompt, gemaskeerde patronen) van elke oproep naar de AI-modellen — zonder ooit de inhoud van de prompt zelf te bewaren.

MINDFUEL doet een beroep op de volgende verwerkers, elk omkaderd door een verwerkersovereenkomst (DPA) conform artikel 28 van de AVG :

• Neon (Databricks Inc.) — hosting van de PostgreSQL-database op de infrastructuur van Amazon Web Services Frankfurt (Duitsland, EU). Certificeringen ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27701, SOC 2 Type II. AES-256- versleuteling in rust.
• Vercel Inc. (Verenigde Staten) — hosting van de webapplicatie en uitvoering van de serverless-functies (verwerkingsregio Frankfurt, EU).
• Mistral AI (Parijs, Frankrijk) — verwerker gevestigd in de Europese Unie. Mistral-modellen voor het genereren van tekst (opstellen van de bilans, RIZIV-controle van de ontvankelijkheid, synthesen), Mistral OCR voor de extractie van bijgevoegde documenten en het Voxtral-model voor de spraaktranscriptie. Hosting in de Europese Unie.
• Brevo (Sendinblue SAS) — Franse uitgever, verzending van de transactionele en marketing-e-mails, uitsluitend bestemd voor de gebruikende logopedisten (geen enkel patiëntgegeven wordt aan Brevo doorgegeven). Hosting OVH Frankrijk en Google Cloud Platform België. Certificering ISO/IEC 27001:2022.
• Mollie B.V. (Amsterdam, Nederland) — verwerking van de betalingen en beheer van de terugkerende incasso’s.
• Google LLC — authenticatie, uitsluitend indien de aanmelding via een Google-account door de logopedist wordt gebruikt.

De hierboven vermelde AI-modellen, aangesproken via hun professionele interface (API), gebruiken de doorgestuurde gegevens niet om hun modellen te trainen en bewaren er geen kopie van na de verwerking van het verzoek (modus « Zero Data Retention », ZDR) — contractuele garanties die op ons account zijn geactiveerd.

De database wordt gehost in de Europese Unie (Frankfurt, Duitsland). Geen enkel patiëntgegeven wordt op duurzame wijze buiten de EU opgeslagen.

De verwerking door kunstmatige intelligentie gebeurt voortaan door een in de Europese Unie gevestigde verwerker (Mistral AI, Frankrijk) en vormt dus geen doorgifte buiten de EU. Enkel de applicatiehosting (Vercel) is in de Verenigde Staten gevestigd. Deze doorgifte steunt op een combinatie van mechanismen :

• de modelcontractbepalingen(SCC) van de Europese Commissie, besluit 2021/914 (Module 2, verwerkingsverantwoordelijke-naar-verwerker), door verwijzing opgenomen in elke DPA ;
• aanvullende technische maatregelen van onze kant — systematische pseudonimisering beschreven in sectie 6, uitschakeling van de training van de modellen op de verzoeken, end-to-end-versleuteling tijdens het transport.

Een interne doorgifte-effectbeoordeling (TIA), geïntegreerd in onze gegevensbeschermingseffectbeoordeling (GEB), beoordeelt regelmatig de geschiktheid van deze mechanismen.

• Accountgegevens : bewaard gedurende de volledige duur van het abonnement, daarna verwijderd na de afsluiting van het account, onder voorbehoud van de wettelijke bewaarverplichtingen.
• Patiëntgegevens en documenten: bewaard zolang de logopedist ze niet verwijdert en haar account actief is ; ze worden verwijderd bij de afsluiting van het account.
• Spraakopnames : onmiddellijk na transcriptie verwijderd.
• Facturatiegegevens: 7 jaar bewaard, conform de Belgische boekhoudkundige verplichtingen.
• Back-ups : bewaard gedurende een beperkte periode, daarna overschreven in de rotatiecyclus van de back-ups.

MINDFUEL voert technische en organisatorische maatregelen door die passend zijn voor de aard van de verwerkte gezondheidsgegevens :

• versleuteling van de gegevens in rust in AES-256 en tijdens het transport in TLS 1.3 ;
• hosting op infrastructuren gecertificeerd ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27701 en SOC 2 Type II ;
• toegangscontroleper rol en applicatieve compartimentering per account ;
• tweefactorauthenticatie (2FA)optioneel beschikbaar voor de gebruikende logopedisten, via een authenticator-app (Google Authenticator, Authy, 1Password…) en 10 noodcodes ;
• systematische pseudonimiseringvóór elke verwerking door een AI-model van een derde (zie sectie 6) ;
• auditlogboekvan de oproepen naar de AI-modellen, dat enkel metagegevens bewaart (niet de inhoud) ;
• logische verwijderingvan de gegevens op verzoek, daarna fysieke wissing op de contractuele vervaldata ;
• verificatie van de e-mail bij de registratie en een robuust wachtwoordbeleid (minimaal 10 tekens, verplichte tekenklassen).

Overeenkomstig de AVG beschikt u over de rechten op inzage, rectificatie, wissing, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid van uw gegevens.

Om deze rechten uit te oefenen met betrekking tot uw eigen gegevens (logopedist-account), neem contact op met info@logopia.be ; u ontvangt een antwoord binnen een termijn van één maand.

Wat de gegevens van een patiënt betreft, oefent de betrokkene zijn rechten uit bij de logopedist, de verwerkingsverantwoordelijke ; MINDFUEL staat, als verwerker, de logopedist bij in de behandeling van deze verzoeken.

De site gebruikt cookies die strikt noodzakelijk zijn voor zijn werking (sessie, authenticatie, beveiliging), die geen toestemming vereisen, alsook — onder voorbehoud van uw toestemming — cookies voor publieksmeting en marketing (waaronder de Meta-pixel). U kunt uw voorkeuren op elk moment beheren via de cookiebeheerbanner.

Logopedisten zijn gebonden aan het beroepsgeheim (art. 458 van het Strafwetboek). MINDFUEL ontwerpt de Dienst in overeenstemming met deze vereiste : minimalisering van de aan derden doorgegeven gegevens, pseudonimisering vóór verwerking door de AI, en contractuele omkadering van alle verwerkers.

Indien u van oordeel bent dat de verwerking van uw gegevens niet in overeenstemming is met de regelgeving, kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) : Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — contact@apd-gba.be — www.autoriteprotectiondonnees.be.

Dit beleid kan worden gewijzigd om een evolutie van de Dienst of van de regelgeving te weerspiegelen. Elke substantiële wijziging wordt per e-mail meegedeeld met een opzegtermijn van 30 dagen vóór de inwerkingtreding ervan.

Voor elke vraag met betrekking tot dit beleid of de verwerking van uw gegevens :

• E-mail : info@logopia.be
• Telefoon : +32 491 42 53 25
• MINDFUEL · Rue Léon Theodor 202 · 1090 Jette · België